营销人员可以优先处理收件箱并保持高效的7种方法

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你先开始工作,先做重要的事情? -你查看邮件. 然后, 你保持电子邮件标签打开一整天,并跳过它的每一次新的信息计数器亮起. 接下来你知道, 你每周工作时间的28% 被电子邮件抹去了.

让十三水游戏来看看一些方法,可以优化你的收件箱,改善它的管理,以提高生产力的价值.

为什么你需要通过电子邮件来优化你的工作?

除非你所有的工作都围绕着处理邮件(向所有的客服专家喊话), 生活在收件箱里毫无意义. 不管你读了多少封,回复了多少封,删除了多少封,邮件还是会不断地来.

理想情况下,您应该争取收件箱为零,但不是在字面意义上. 从这个意义上说,管理你的收件箱不应该花很多时间. 整理你的收件箱能让你更接近这个理想状态——节省时间,创造一种只关注重要事情的电子邮件管理体验.

在十三水游戏进入这七个建议之前,让十三水游戏也接触一下生产力的话题. 这是一个棘手的问题.

看,你可以说做三明治是一项任务. 或者,你可以说做一个三明治需要十个任务. 做十件事会让你觉得比只做一件事更有效率. 但你只做了个三明治.

收发邮件只是一项重复的任务.

因此,生产力是关于价值,而不是数量. 在探索以下7种优先处理邮件的方法时,请记住这一点.

7种方法可以让你管理你的收件箱,并保持高效

授予, 并不是所有的建议都有效, 所以,考虑到你的工作安排,选择适合你的工作吧, 睡眠模式, 或日常工作.

1. 工作比邮件重要,但是不要忘记休息

你曾经拖延过邮件吗? 你工作累了,但你打开收件箱保持忙碌.

当你的外围设备上有未读邮件计数器时,你可能很难保持高效的工作. 但可能有一些重要的任务是电子邮件让你无法完成的.

别忘了休息

如果你需要休息,那就做一个有意义的休息. 这里有一些建议:

  • 把一杯饮料倒进一个旅行杯里,绕着街区或公园散步(如果附近有的话). 有时候你需要换个环境让大脑休息一下. 和其他人见面也是告诉自己休息一下是可以的一个好方法.
  • 做15分钟的锻炼. 体育活动有助于将氧气泵入你的身体和大脑. 许多人觉得它令人振奋, 锻炼之后,你可能会有更多的精力去处理工作任务.
  • 叫家人. 电子邮件是一种交流工具,对吧? 如果你的大脑嗡嗡作响,但你无法工作,你可能渴望与人交流. 尤其是如果你在家工作,独自生活. 只给你知道你不会太分心的人打一个电话.
  • 快速洗个澡. 当然,这只适用于你在家工作的情况,但洗澡也可以让人精力充沛. 这是一种冥想和自我照顾,你可能需要从心理活动中休息一下.

另外,在你休息之前,关闭你的电子邮件客户端或浏览器标签. 如果你再次回到电脑前,又开始处理电子邮件,那是没有用的.

优先级高的工作任务优先.

2. 摆脱电子邮件通知

桌面和移动通知在许多应用程序中是一个方便的功能. 有时候太容易让你的大脑从手头的活动中分心.

你一天收到多少封电子邮件? 可能接近200个. 每天大约有200个声音. 如果你的笔记本电脑和智能手机都打开了通知,这个数字可以翻倍. 还有其中有多少是紧急事件?

加州欧文大学的一项研究表明,平均需要 23分钟来集中精力 分心之后你正在做的事情. 这会影响你一天能做多少事.

关闭电子邮件通知

一个好的策略是关掉所有的通知,并在你查看收件箱的时候为自己设定特定的时间. 稍后再详细介绍.

记住,如果有紧急情况,会有人打电话给你.

3. 紧急和重要邮件的优先级

紧急的事情很少是重要的. 如果你 熟悉艾森豪威尔矩阵你知道你的日程表上不应该有这样的任务.

优先考虑重要的邮件

将此规则应用于邮件管理, 你会经常收到标题栏,创造一种紧迫感,但内容揭示没有什么是重要的. 不仅来自品牌,也来自你的同事. 这类邮件不需要比其他邮件优先级高.

对于相同的主题,您可以创建一个满足优先级或紧迫性的文件夹系统. 例如:

  • 交通信号灯系统. 用红色、黄色和绿色命名和标记文件夹. 红色代表与日程上的任务相关的邮件. 黄色代表你需要一些时间来查看或回复的邮件. 绿色代表不需要回复的邮件,或者你可以在一天结束时阅读的邮件.
  • 优先级系统. 按优先级编号命名文件夹, 优先级5是红色邮件, 优先级4 -黄色邮件, 和优先级3 -你的绿色. 根据艾森豪威尔矩阵,你应该有第四优先级.

注意,如果一封邮件应该或可以委托给同事处理,那就马上去做.

你也可以设置过滤器,将邮件自动发送到文件夹中. 如果有明显的条件,比如发送地址,就更容易做到这一点.

使用应用程序和扩展

处理邮件优先事项的另一种方法是把它们列在待办事项清单上. 这确保了需要行动的电子邮件确实得到它. 一些工具可能会有帮助:

  • 项目管理工具. Asana和Todoist允许将邮件作为任务发送到应用程序中. 你只需转发一封邮件到你的id地址,应用程序就会自动创建一个任务.
  • 附加组件. 如果你正在使用Gmail,它有很多扩展来改善电子邮件管理. Asana和Todoist有Gmail扩展,允许您. 否则,您可以尝试具有此类集成的电子邮件客户端.

相关: 高效营销者的7个习惯

4. 阻止不需要的电子邮件请求

拥有一个专门用于工作相关事务的电子邮件帐户并不能让你避免偶尔的促销活动,或者伪装成顾客的骗子.

处理这类垃圾邮件的主要方法是将这些地址列入黑名单. 这有助于您的电子邮件提供商提高反垃圾邮件算法.

阻止不需要的邮件

另外, 你可以升级你的杀毒软件来处理电子邮件或安装特定的工具, 如:

  • BullGuard -一款网络安全应用程序,内置电子邮件扫描软件和钓鱼尝试. 它可以免费试用.
  • 免费反病毒的Windows与反钓鱼和反恶意软件扫描仪.
  • Mailwasher -一个专门的垃圾邮件扫描工具,也可以作为一个防病毒.
  • MailScan -电子邮件防病毒工具的电子邮件服务器.

5. 使用时间块来处理你的邮件活动

管理邮件本身就是一项任务,所以它需要在你的日程表上占据一个专门的位置. 当你有几分钟空闲的时候.

使用时间块来处理邮件

如果你收到很多邮件,一个好的系统是每天安排三个时间段:

  • 早上——浏览电子邮件,并在适当的优先文件夹中标记它们. 如果你看到一封需要回复的邮件,而且不会花很长时间,那就马上回复. 对于可以存档或删除的电子邮件也是如此.
  • In the afternoon – reserve a bit more time to deal with high-priority emails that require more of your brainpower; for example, 如果你讨论 十三水在线游戏 对于您的新项目,您需要提供一些细节.
  • 下班前,查看那些优先级低的邮件,在你的项目管理工具中为那些需要行动的邮件设置任务.

警告一句! 不要在早上第一件事就是查看邮件. 从一天中最复杂的任务开始,趁你还有精力去做. 然后,你就可以把邮件管理作为一个更轻松的任务.

6. 邮件优先级规则

时间和结果之间有20%到80%的关系,这就是帕累托原则. 应用到电子邮件管理, 收件箱中20%的邮件是至关重要的, 这样做会得到80%的结果. 反之亦然,80%的琐碎邮件只会给20%的结果.

所以,把你的注意力转移到收件箱中最需要你注意力的那20%? 这意味着什么呢?

邮件规则

你可以说这部分是与项目相关的电子邮件以及与你的顶级客户的沟通. 但其实还有更细微的差别.

假设这是一封来自你的大客户的邮件,他们在接下来的几个小时内等待回复. 但是这个回答需要经过深思熟虑吗? 不是每一次. 一些回复只需要表明你正在处理一个案件或问题.

您还会注意到,一些回复或首次发送的消息一直在重复出现. 将它们保存为固定的回复. 例如,Gmail和Outlook有创建电子邮件模板的功能. 您也可以使用在线记事本,如Evernote或创建一个文件夹在谷歌驱动器或One驱动器专用于罐头响应. 任何手边的东西.

7. 你需要不止一个账户. 但不要做过头

理想情况下,你应该有三个电子邮件账户:

  • 工作-只保留工作事项, 唯一应该拥有它的人就是你的客户, 的同事们, 和老板.
  • 家人/朋友——尽管不言自明, 如果你有孩子, 这封邮件应该发给学校的工作人员和家长们, 不是你的工作地址. 如果学校或家里有紧急情况,他们应该也很可能会打电话给你.
  • 社会-这个帐户是为时事通讯,订阅,和任何情况下,你有被垃圾邮件的风险.

如果你保持这个系统, 在大多数情况下, 你可能会收到一些邮件,但你并没有真正打开或只读你的社交账户. 然而,, 这并不意味着社交账户应该在周末变成1500多封邮件的噩梦.

只要你有时间安排你的社交账户, 确保你剔除了你不想要的订阅. 把这类邮件放在收件箱里或者一遍又一遍地不打开就删除它们是没有用的.

如何管理和优先考虑多个帐户?

管理多个工作电子邮件帐户本身就是一个问题. 虽然你可以区分在工作日处理工作邮件, 和家庭/社交账户, 当你需要工作邮件时,情况就不一样了.

由电子邮件服务提供的网络邮件并没有让查看多个账户变得更容易, 但是一个好的 电子邮件客户端 可以帮助您更有效地管理多个收件箱. 特别是当你发现一个有特定功能的同时管理多个帐户-不仅仅是收件箱-的时候. 这意味着你也可以管理来自不同账户的日历.

电子邮件客户端使你的客户群和电子邮件营销与你的其他工作任务分开. 但无论你选择哪种电子邮件客户端,请确保:

  • 适合您的文件夹管理需要
  • 允许创建规则或过滤器
  • 提供方便的日历
  • 你有使用的集成吗
  • 有客户支持

结论

如果你花些时间整理你的电子邮件账户和收件箱,电子邮件管理就不会那么麻烦了. 只要养成几个好习惯,就能帮助你更好地将邮件管理作为工作日程中的一项任务.

其中一些好习惯就是不用邮件提醒,减少不必要的干扰, 限制你花在收件箱里的时间, 以及管理不同优先级邮件的文件夹.

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维多利亚泰勒

维多利亚是一个内容营销 Mailbird这是一款屡获殊荣的电子邮件管理应用,可以让你节省管理多个账户的时间. 维多利亚专门从事所有的数字和内容营销. 当她不尝试新内容时,她会在播客或YouTube上录音.

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